Informazio-sistema baten helburu nagusia datuen eta osatzen duten informazioaren kudeaketa eta administrazioa da. Arlo informatikoan, informazio-sistemek erakunde bakoitzaren prozesu eta ezaugarrietarako esanguratsua den informazioa biltzen, administratzen, prozesatzen, biltegiratzen, berreskuratzen, partekatzen, aurkezten eta banatzen laguntzen dute. Baldintza nagusia datu horiek berreskuratzea da beti, horietara erraz eta segurtasun guztiarekin sartu ahal izateko. Informazio-sistemaren elementu guztiek batera egiten dute lan eta helburu berdinekin, informazio-mota guztiaren erabilera eta administrazio egokia errazteko.
Informazio-sistemen osagai nagusiak dira:
- Hardwarea: Datuak prozesatu eta biltegiratzeko erabiltzen den ekipo fisikoa.
- Softwarea: Informazioa eraldatu eta ateratzeko prozedurak, programak eta tresnak.
- Datuak: Enpresaren jarduera adierazten dute.
- Sarea: Gailuen arteko baliabideak partekatzea ahalbidetzen du.
- Giza Baliabideak: Sistema garatu, mantendu eta erabiltzen duten pertsonak.
Mota guztietako enpresak, instituzioak eta erakundeak informazio-sistemen menpe daude haien jarduera egiteko, jarduerak kudeatzeko, bezeroekin eta hornitzaileekin interakzioa izateko, merkatuan lehiatzeko, hazteko aukerak bilatzeko eta, funtsean, jarduteko, mantentzeko eta eboluzionatzeko. Egungo enpresa handiak informazio-sistemetan daude oinarrituta: Amazon, eBay, Alibaba eta, nola ez, Google. Funtsean, bilatzailearen diru-sarrera nagusiak Interneteko bilaketetan gako-hitzen publizitatea saltzetik datoz.
Gobernuek ere erabiltzen dituzten informazio-sistemak herritarrei zerbitzuak modu eraginkorragoan eskaintzeko. Produktu digitalak, esaterako, liburu elektronikoak edo softwarea, eta online zerbitzuak, hala nola bideo-jokoak eta sare sozialak, informazio-sistemekin hornitzen dira. Pertsonok ere informazio-sistemen menpe gaude, interneten, gure bizitza pertsonalean, sozializatzeko, ikasteko, erosteko, bankuko eragiketak egiteko, osasuna zaintzeko eta entretenitzeko.
Informazio-sistemen ohiko jarduerak dira:
- Informazioaren bilketa edo sarrera: datuak gordinik bildu eta sisteman sartu, automatikoki edo eskuz.
- Informazioa biltegiratzea: bildutako informazioa sistema batean erregistratu eta jasotzea, esaterako, ordenagailuan.
- Erregistratutako informazioa prozesatzea: sartutako datuak informazio erabilgarria eta esanguratsua bilakatzea (txostenak, analisiak, grafikoak...), erakundeari kudeatzen eta erabakiak hartzen laguntzeko. Informazio esanguratsu eta zehatzak zereginak hobetzen laguntzen du, eraginkorrak ez direnak hautematen, errendimendua neurtzen eta bezeroaren zerbitzua hobetzen.
- Informazioaren banaketa: prozesatutako informazioa erabiliko duten pertsonei edo rolei bidaltzea.
Enpresa berri batetik hasi eta multinazional bateraino, enpresa guztiek atera ditzakete onurak informazio-sistema baten erabileratik. Erakunde gehienek sei informazio-sistema moten artean aukeratzen dute:
- Transakzioak prozesatzeko sistemak (TPS ingeleseko siglengatik) bezeroen eta langileen ohiko transakzioen eta eragiketen datuak maneiatzen ditu, erakundeak lan-fluxuak hobetu eta eskatutako informazioa erraz iritsi ahal izateko.
- Bulegoak automatizatzeko sistemak (OAS ingeleseko siglengatik) administrazioaren eta kudeaketaren eguneroko zeregin guztiak kudeatzen ditu, zereginak egiteko sailen arteko komunikazioa eta kolaborazioa hobetuz.
- Ezagutza kudeatzeko sistemak (KMS ingeleseko siglengatik) hainbat gairi buruzko ezagutza espezializatuak jartzen ditu erakundearen esku eta ezagutza horiek partekatzen laguntzen dio, erabiltzaileek informazio gehiago izan dezaten eta hobeto egin dezaten haien lana.
- Informazioa kudeatzeko sistemak (MIS ingeleseko siglengatik) TPS datuen prozesatzea erabiltzen du bitarteko aginteei erabakiak hartzen eta errendimendua kontrolatzen laguntzeko, emaitza hobeak lortzeko.
- Erabakiak hartzen laguntzeko sistemak (DSS ingeleseko siglengatik) eskuragarri dagoen informazio guztia prozesatzen du, arduradunei une egokian erabaki egokiak hartzen laguntzeko.
- Euskarri exekutiboaren sistema DSS baten antzekoa da, beharrezko informazio guztia kudeatzen du jabeek eta zuzendariek lehia behatu ahal izateko, haien ekipoen jarduna berrikusteko, hazteko aukerak identifikatzeko eta erabakiak hartzea bideratzen duten galderei erantzunak aurkitzeko. DSSrekin alderatuta, sistema honek funtzionaltasun informatiko eta telekomunikazio hobeak ditu.
Hauek dira informazio-sistemarik esanguratsuenak, baina badira beste modalitate batzuk ere; hala nola sistema adituak, informazio estrategikoaren sistemak, negoziorako sistema funtzionala, salmentetarako eta marketinerako informazio-sistemak, fabrikazio eta ekoizpen informazio-sistemak, finantza eta kontabilitatearen informazio-sistemak edo giza-baliabideen informazio sistemak. Enpresa bakoitzak egokiena aukeratzen du bere beharren arabera; izan ere, arrakastaren funtsa erakunde bakoitzaren ezaugarriei eta helburuei hoberen egokitzen zaizkien tresnak izatea da.
